¿Qué es y para qué necesito el registro de las ESAL?

¿Qué es una entidad sin ánimo de lucro o ESAL?

Las ESALES son personas jurídicas que se constituyen por la voluntad de asociación o creación de otras personas (naturales o jurídicas) para realizar actividades en beneficio de los asociados o de terceras personas o de la comunidad en general y no persiguen el reparto de utilidades entre sus miembros. (Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996 y Circular Única No. 002 de 2016 de la Superintendencia de Industria y Comercio).

¿Cómo se constituye una entidad sin ánimo de lucro o ESAL?

Una entidad sin ánimo de lucro o ESAL se puede constituir mediante los siguientes documentos:

• Por acta de constitución junto con los estatutos: los asociados pueden realizar una reunión donde se decide crear o reconstituir la Esal. Se elaborará un acta de constitución, que debe contener los estatutos que van a regir el ente, o los mismos pueden adjuntarse en documento anexo indicando que hacen parte integral del acta. El acta debe estar firmada por las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión, ambas firmas deben ser reconocidas ante Notario, o con presentación personal ante juez o ante el secretario de la Cámara de Comercio al momento de radicar el documento.
• Por documento privado: Los constituyentes o sus apoderados, anexando el poder correspondiente, pueden optar por crear la entidad mediante documento privado, que debe contener los estatutos, los mismos pueden adjuntarse en documento anexo indicando que hacen parte integral del documento, con los requisitos que más adelante se señalan. Este documento debe ser firmado y reconocido ante notario, o realizar la diligencia de presentación personal ante juez o ante el secretario de la Cámara de Comercio, al momento de radicar los documentos por todos los constituyentes, o sus apoderados.
• Por escritura pública: se puede constituir por escritura pública ante una Notaría, a ella deben comparecer todos los asociados o fundadores, en forma personal o mediante apoderado, anexando el poder correspondiente, a suscribir el instrumento público que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante señalan. La entidad sin ánimo de lucro utilizará esta formalidad de manera obligatoria únicamente siempre que se aporte a su patrimonio un bien inmueble.

Es importante tener en cuenta que el nombre de los constituyentes, la identificación y el domicilio debe coincidir en todas las partes del acta, o del documento privado o escritura pública donde se haga referencia a ellos. Ej. Constituyentes, firmas y nombramientos.

¿Qué requisitos debe contener el documento de constitución de la entidad sin ánimo de lucro o ESAL?

• El nombre, identificación y domicilio (Ciudad o Municipio donde desarrolla de manera habitual sus actividades) de las personas que intervengan como otorgantes y constituyentes puede ser diferente al domicilio de la Entidad.
• Nombre de la ESAL previo el control de Homonimia que puede realizar por la página del RUES (.Registro Único Empresarial y Social).
• Clase de persona jurídica (Fundación, Cooperativa, etc.).
• Domicilio de la entidad que puede o no ser diferente al domicilio de los constituyentes y debe ser indicado de manera independiente (Con el fin de determinar la competencia de la Cámara de Comercio de Arauca)
• Es la relación de los fines a los que se va a dedicar la sociedad, se verificara que no se encuentre en las actividades exceptuadas previstas en el decreto 2150 de 1995 y 427 de 1996 sin embargo no se puede negar la inscripción cuando en el objeto se establezcan entre otras actividades aquellas que están exceptuadas del registro. Así mismo de acuerdo con la circular 012 de 2012 de la SIC, se deben inscribir todas las entidades del sector solidario, sin importar que su objeto se encuentre excluido.
• Patrimonio y la forma de hacer los aportes. (Es necesario indicar el patrimonio inicial de la entidad en caso de que lo haya), tenga en cuenta que en el caso de las fundaciones, las mismas deben contar con un patrimonio inicial.
• Recuerde que cuando se aporten bienes inmuebles al patrimonio de la entidad, debe hacerse una descripción clara de cada inmueble que incluye linderos y número de matrícula Inmobiliaria y acreditar el pago del impuesto de registro en la oficina de Registro de Instrumentos Públicos o Certificado de libertad en el que conste la inscripción de la escritura pública. En este caso es obligatorio elevar a escritura pública el documento de constitución.
• La forma de administración con indicación de las atribuciones y facultades de quien tenga  a su cargo la administración y representación legal. No es obligatoria la composición del órgano de administración como junta directiva o consejo de administración, bastará con el representante legal. Indicando el cargo y el o los nombramientos de los mismos conforme aparecen creados en los estatutos allegados.
• La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias por cada órgano de dirección o administración creadas estatutariamente.
• La duración precisa de La entidad y las causales de disolución. En el caso de las fundaciones y las entidades del sector solidario se debe señalar que la vigencia es indefinida.
• La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la corporación o fundación.
• Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, si es del caso. (Si el cargo está creado en los estatutos de cada entidad, se debe realizar el nombramiento),
• Nombre e identificación de los administradores y representantes legales.
• Aceptaciones de las personas designadas en los cargos de administradores, representantes legales y revisores fiscales si figura el nombramiento. (Artículo 42 del Decreto- Ley 2150 de 1995).o En el documento se debe indicar si las personas designadas aceptaron los cargos de administradores, representantes legales y revisores fiscales, si figuran nombrados. Si las personas designadas no suscriben el documento de constitución deben anexarse una carta donde se indique el cargo aceptado, el número de Identificación, país de origen si es pasaporte
• Fotocopia del documento de identificación de las personas designadas como administradores o revisores fiscales.
• Nombre de la entidad que ejercerá la inspección y vigilancia.

Le recomendamos incluir, si es del caso las siguientes cláusulas:

• Las facultades y obligaciones del revisor fiscal. Para las entidades del sector solidario es de creación legal.

Para las demás es facultativo de la entidad crear el cargo y asignarle funciones, no obstante lo anterior para aquellas entidades del sector solidario que cumplan con los requisitos de la Circular 007 de 2008 de la Supersolidaria no es necesario realizar el nombramiento si cumple con los mismos y así se indica expresamente en el respectivo documento sujeto a inscripción.

¿Cómo efectuar el registro del documento de constitución de una ESAL?

• Presente el documento de constitución

Allegue una copia original o autentica del documento, del acta de constitución o la escritura pública de constitución (menos la primera copia) o una fotocopia autenticada ante notario, con los requisitos antes enunciados.

Verifique que los documentos de constitución que presenta para inscripción sean legibles y completos.

EN EL CASO DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR SOLIDARIO.

El documento de constitución de cualquier E.S.S deberá allegarse suscrito por todos los asociados fundadores y tener constancia de la aprobación de los estatutos indicando que hacen parte integral del acta si no están contenidos en el mismo documento de constitución (Artículo 143 del Decreto-Ley 2150 de 1995; Ley 79 de 1988 y 454 de 1998; Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996; Decreto ley 019 de 2012).

La presentación de una constancia suscrita por quien ejerza o vaya a ejercer las funciones de representante legal, en la cual manifiesta haber dado acatamiento a las normas especiales y reglamentarias que regulan a la Entidad que se constituye.

Adjuntar la certificación de acreditación de educación solidaria (Decreto ley 019 de 2012 art 146) deben ser instituciones aprobadas por la Unidad Administrativa especial para entidades solidarias que contengan el número de la Resolución que autoriza.

Nombramiento de revisor fiscal a no ser que se acoja a la circular 7 de 2008 Superintendencia de economía solidaria.

Vigencia indefinida.

COOPERATIVAS Y PRECOOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO O COOPERATIVAS DE EDUCACIÓN

requiere acto administrativo que acredite su reconocimiento por parte de la entidad que ejerce inspección y vigilancia en donde indique a) El cumplimiento de los requisitos previstos en la ley, b) La autorización del régimen de trabajo y de compensaciones expedida por el Ministerio de Trabajo

PRECOOPERATIVAS, la vigencia es de 5 años, prorrogables (Ley 79 de 1988 Art 125) (circular Externa 8 de 2012 Superintendencia de Industria y Comercio).

Las entidades del sector solidario, deben indicar la información sobre la dirección, el teléfono, el fax y el correo electrónico, estos 2 últimos solo serán obligatorias si los hubiere (circular Externa 8 de 2012 Superintendencia de Industria y Comercio).

Es preciso señalar que, las entidades del sector solidario que manejen, aprovechen o inviertan recursos de asociados o terceros o que desarrollen cualquier actividad que requiera autorización o reconocimiento especial, deberán obtenerlos y presentarlos previamente, para que proceda la respectiva inscripción y registro ante la entidad competente para tal fin.(Circular 008 de 2012. SIC)

• Formularios:

La ausencia en la presentación de los formularios, o la presencia de errores en los mismos no impiden la inscripción del documento de constitución. Sin embargo la información no podrá ser enviada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN para efectos de asignación del NIT, caso en el cual una vez inscrito el documento de constitución debe solicitarse la asignación del NIT directamente en la DIAN.

Adquiera, diligencie y presente en el Centro de Atención Empresaria CAE de la Cámara de Comercio de Arauca, los siguientes formularios

• Formulario de Registro Único Empresarial y Social – RUES

Cuando diligencie el formulario Registro Único Empresarial y Social verifique:

• El formulario debe ser diligenciado conforme las instrucciones anexas al mismo.
• Que se haya diligenciado el nombre y la sigla (esta última en el caso que se tenga) de la ESAL en forma correcta de acuerdo a lo establecido en los estatutos junto con la clase de entidad a constituir. (El nombre o razón social debe ser igual al del documento de constitución y los demás formularios).
• Que esté firmado por el Representante Legal o su apoderado, anexando poder.
• Que el número de teléfono informado sea el mismo del formulario Pre- RUT.
• Que la dirección informada coincida con el formulario Pre- RUT y el recibo de servicio público que se debe anexar.
• Que no contenga tachones ni enmendaduras, así mismo que se diligencia de forma legible (Le sugerimos leer detenidamente las instrucciones del formulario antes de diligenciarlo).
• Formulario de Registro con otras entidades:

Este formulario debe ser diligenciado para suministrar la información que no se encuentra en el formulario Registro Único Empresarial y Social y que es requerida para realizar su inscripción en el Registro Único Tributario RUT y para la asignación de su Número de Identificación Tributaria NIT administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN; así mismo, para realizar su inscripción en el Registro de Información tributaria RIT ante la Secretaría de Hacienda Distrital (cuando la actividad a desarrollar sea gravada con ICA).

Para el diligenciamiento del formulario es importante:

• Que se hayan diligenciado todas las casillas correctamente.
• Que esté diligenciado el número de formulario DIAN.
• Indicar la fecha de inicio de actividades (la cual debe ser del mismo día en que se hace la solicitud o con fecha futura).
• Que el formulario se encuentre firmado por el representante legal o apoderado, anexando poder.
• Formulario RUT

Formulario del Registro Único Tributario RUT: Ingrese al portal www.dian.gov.co: Seleccione la opción solicitud de inscripción RUT y en la ventana TIPO DE INSCRIPCIÒN seleccione CAMARA DE COMERCIO. Si no tiene NIT y no ha guardado el borrador de un formulario pulse el botón continuar, se desplegará el formulario del Registro Único Tributario en blanco para que sea diligenciado.

De igual forma podrá realizar el trámite con ayuda de nuestros Asesores Especializados Del Centro de Atención Empresarial CAE de la Cámara de Comercio de Arauca.

Imprima el formulario RUT que saldrá con la leyenda “Para trámite en Cámara” el cual contiene el número de formulario que debe ser registrado en el formulario Adicional de Registro con Otras Entidades, en la casilla correspondiente al “Número de Formulario DIAN”

Personas autorizadas para realizar la solicitud:

1. El representante legal de la entidad interesada en realizar la inscripción.
2. Apoderado del interesado (poder otorgado por el representante legal) debidamente acreditado mediante poder.

No se acepta documento de autorización a un tercero diferente al poder.

El poder puede ser especial o general, ya sea por Escritura Pública o Documento Privado, y decir expresamente que tiene facultad para realizar el trámite de matrícula y/o asignación del NIT o con las más amplias facultades de representación.

Documentos que debe allegar para asignación del NIT:

1. Fotocopia de documento de identidad de quién realiza el trámite con exhibición del original.
2. Cuando el trámite se realice mediante poder la persona debe adjuntarlo en original o fotocopia.

Pagos

Realice los siguientes pagos:

• Cancele el valor de los derechos de inscripción por el acta de constitución, documento privado, la escritura pública, según el caso.
• La inscripción de documento de constitución causa, adicionalmente, un impuesto de registro a favor del Departamento de Arauca, en una tarifa del 0,7% sobre el valor del patrimonio. Este rubro no se causará si se aportaron bienes inmuebles al patrimonio de la entidad, por lo que en este caso debe anexar documento que acredite la cancelación del impuesto de registro en la Oficina de Instrumentos Públicos.

Tenga en cuenta que el Decreto 650 de 1996 estableció que se tiene como máximo dos meses si han sido otorgados en el país, a partir de la fecha de emisión del documento de constitución para presentarlo a registro. De presentarse por fuera de ese término, se cobrará una sanción por mora, que liquidará el sistema de manera automática, teniendo en cuenta la fecha del documento.

Tenga en cuenta que:

• La falta del documento de constitución impide la radicación de la solicitud.
• La falta de uno o más de los requisitos del documento de constitución, son causales que impiden, la inscripción de la constitución y ocasionan la devolución de los documentos por parte de la Cámara de Comercio.
• La falta de pago de los derechos de inscripción y/o del impuesto de registro correspondientes impiden el Registro de la constitución.
• La Cámara de Comercio de Arauca al efectuar la inscripción realizará asignará el NIT, el cual quedará consignado en el certificado de inscripción. Recuerde que para quedar formalizado en la DIAN deberá obtener el certificado original del RUT que expide esa entidad. También lo podrá solicitar en nuestras sedes por primera y única vez el representante legal de la Entidad sin ánimo de lucro o su apoderado, anexando poder.
• Cuando solicite ante el secretario de la Cámara de Comercio la diligencia de presentación personal debe presentar el original del documento de identificación.

CONSULTAS

Le recomendamos hacer las siguientes consultas antes de constituir la entidad sin ánimo de lucro o ESAL. Aunque no son obligatorias, si son importantes para brindarle la información adecuada para el buen funcionamiento de su entidad y el correcto diligenciamiento de los documentos y formularios para evitar futuros problemas.

Consulta de nombre:

Valide que su nombre o número de documento de identidad no aparezca registrado en cualquiera de las cámaras de comercio del país.

Si al realizar la consulta, usted figura matriculado en otra ciudad, es necesario que realice la cancelación de la matrícula mercantil en esa ciudad, trámite que podrá adelantar en Centro de Atención Empresarial CAE de la Cámara de Comercio de Arauca a través del Registro Único Empresarial y Social RUES.

Así mismo, si va a registrar un establecimiento de comercio, también le recomendamos verificar que el nombre que elija no esté inscrito previamente

Consulta de actividad económica:

Es  la  codificación  de  las  actividades  económicas,  tomando  como  referencia  los  códigos  CIIU  (Clasificación  Industrial Internacional   Uniforme).

La auto clasificación de la actividad económica es de carácter obligatorio y debe ser diligenciada para efectos de la matricula o renovación.

En el formulario de matrícula o renovación aparecen cuatro recuadros para el diligenciamiento de los CIIU (código), los cuáles deben ser indicados en el orden de importancia.

Para encontrar el código de la actividad económica, necesariamente debe remitirse a los Códigos CIIU (Clasificación Industrial Internacional Uniforme) que se encuentran disponibles para consulta en Centro de Atención Empresarial CAE de la Cámara de Comercio de Arauca, en la página www.crearempresa.com.co o www.ccarauca.org.co

Consulta de uso de suelo:

Verifique que la actividad económica que va a ejercer pueda ser desarrollada en la ubicación escogida (dirección) tanto para usted como para el establecimiento comercial, si lo tiene.

Consulta de marca:

Una marca es una categoría de signo distintivo que identifica los productos o servicios de una empresa o empresario. La marca permite que los consumidores identifiquen el producto y lo recuerden, de forma que puedan diferenciarlo de uno igual o semejante ofrecido por otro empresario.

Así mismo, la marca representa en la mente del consumidor una determinada calidad del producto o servicio, así como reporta alguna emoción en el consumidor.* Tomado de www.sic.gov.co

Para tal efecto, se debe verificar que la marca elegida para el producto o servicio no esté ya registrada.

Esta consulta no reemplaza la consulta de antecedentes marcarios que se realiza ante la Superintendencia de Industria y Comercio la cual tiene un costo establecido por dicha entidad.

Si Usted desea consultar los antecedentes marcarios diríjase al abogado de la sede quien le ofrecerá información sobre este tema.

Por qué es importante registrar la ESAL

• Con el certificado expedido por la Cámara se acreditan la existencia de la entidad y los nombres de los administradores (representantes legales, junta directiva, revisores fiscales, etc.).
• La inscripción es una fuente de información a la que pueden acudir quienes deseen conocer datos de la entidad, como actividad económica y patrimonio.
• Evita que otras entidades con el mismo nombre puedan inscribirse en el registro de ESALES.
• Facilita el proceso de inscripción en el Registro de Proponentes.
• Permite ingresar a la gran base de datos de la Cámara de Comercio de Bogotá.
• Facilita la obtención de créditos en el sector financiero.
• Facilita la celebración de convenios o negocios con los sectores público y privado.
• Lo acredita como una entidad cumplidora de sus deberes legales.

Recuerde que una vez constituida la entidad debe:

• Inscribir los libros de actas de asamblea y registro de asociados exigidos por la ley para las entidades sin ánimo de lucro o ESAL.
• Si la ESAL es propietaria de establecimientos de comercio, debe solicitar la matrícula de cada uno de ellos.
• Ver guía del registro mercantil.
• Realizar los trámites de seguridad laboral e industrial, ante:
  – Entidades promotoras de Salud
  – Cajas de compensación familiar
  – Ministerio de Trabajo
  – Ministerio de Salud

REGISTRO UNICO EMPRESARIAL RUE

Fue creado por la Ley 590 de 2000 y la Circular Externa No. 5 de 2002 de la SIC. Es la primera red nacional de servicios registrales, que integra y centraliza el registro mercantil. Las Cámaras de Comercio de todo el país han desarrollado este nuevo sistema que facilita la inscripción y matrícula de su empresa, evitándole viajar a otras ciudades.

Ahora, desde cualquier Cámara de Comercio del país usted puede:

• Verificar y controlar que el nombre de su empresa sea único en el país.
• Matricular su empresa, matricularse como comerciante
• Inscribir las reformas de la sociedad.
• Inscribir las actas de nombramientos de la sociedad.
• Solicitar y recibir certificados en línea, de registro mercantil y registro de proponentes.
• Inscribirse o inscribir su empresa como constructor, consultor o proveedor en el registro de proponentes.
• Actualizar, modificar o cancelar su registro de proponentes.
• Consultar datos básicos de empresas colombianas.
• Hacer seguimiento a los trámites a nivel nacional por Internet.
• Consulta nacional del nombre comercial, en www.rue.com.co

Servicios en Línea:

La Cámara de Comercio de Arauca tiene un espacio diseñado para que a través de nuestros Servicios en Línea pueda realizar virtualmente los siguientes Servicios Registrales:

• Matricula Mercantil de persona natural y Jurídica
• Renovación de matrícula mercantil- a través del enlace -Renueve aquí su matrícula Mercantil y Proponentes
• Trámites virtuales para el Registro Único de Proponente a través del enlace -Renueve aquí su matrícula Mercantil y Proponentes
• Inscripción, renovación y cancelación del Registro Nacional de Turismo a través del enlace –RNT
• Consulta de Homonimia a nivel Nacional
• Consulta estado de su tramite

REQUISITOS QUE DEBE PRESENTAR

1. Documento de constitución debidamente firmado
2. Fotocopias de las cédulas de ciudadanía de los asociados.
3. Formularios de Registro Único Empresarial y Social – RUES
4. Pago de Impuesto de Registro.
5. Pagar Derechos de Inscripción en oficinas de la Cámara de Comercio de Arauca
6. Aceptación de cargo del representante legal indicando número de cédula y fecha de expedición de la misma.
7. Deben presentar Balance bajo NIIF (Estado de la situación financiera inicial de la sociedad). 

CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS

Podrá adquirir los siguientes Certificados Electrónicos de las personas jurídicas, naturales y establecimientos de comercio, inscritos en la Cámara de Comercio de Arauca:

• Certificado de Matrícula.
• Certificado de Existencia y Representación Legal.
• Certificado del Registro Único de Proponentes
• Certificado Especial Negativo de Libros.

Certificados que pueden ser solicitados en nuestra página web www.ccarauca.org, a través del enlace RUES , enlace – Expedición de Certificados Cámara y Comercio,  con total celeridad, seguridad y validez técnica y jurídica, tanto el mundo físico como en el electrónico.

Mayores informes: 8853356-8856874-  3156791961- www.ccarauca.org.co

“Este documento contiene información y orientaciones de carácter general sobre algunos aspectos legales aplicables a los actos y documentos sujetos a inscripción en el Registro Público. El presente texto no suple la normatividad vigente ni evita la aplicación de la misma.“

Nota: recuerde que los sábados no son considerados días hábiles en los tiempos de respuesta de su trámite

Tipos de Entidades Sin Ánimo de Lucro:

1. Entidades del Régimen Común: asociaciones, corporaciones y fundaciones.
2. Entidades del Sector Solidario: cooperativas, pre – cooperativas, incluyendo las de trabajo asociado, fondos de empleados y asociaciones mutuales